Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto que se repetirá en todas las cartas y Word se encargara de generar los datos variables que cambian en cada carta, según la persona.
Conceptos Previos
- Documento Principal: es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
- Origen de Datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un Libro de Excel, una lista de direcciones de outlook, una tabla de word o se pueden introducir e en el mismo momento de combinar.
Crear el Documento Principal
- Abrir word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que tenga un texto fijo.
- Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú iniciar combinación de correspondencia.
- Allí haz clic en el botón Paso a paso por el asistente para combinar la correspondencia.
Dejar Seleccionada la primera opción y hacer clic en siguiente para continuar con el asistente.
- Utilizar una lista existente: Aparece la opción examinar, hacer clic en ella para buscar el archivo que tiene el origen de datos
- Seleccionar de los contactos de Outlook: En lugar de examinar aparece la opcion elegir la carpeta de contacto.
- Escribir una lista nueva: Aparece la opcion Crear, hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Hacer Clic en aceptar para continuar con el paso del asistente.
En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta añadimos los campos de combinación. Para ello, debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queramos insertar.
La Pestaña Correspondencia
Para redactar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar los botones de la Pestaña Correspondencia.
Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios) al combinar se generaran tantos documentos como registros tenga el origen.
Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos en un origen que no es word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algun campo de combinación e incluso, podemos introducir condiciones de filtro para que solo se combinen ciertos registros de origen en vez de todos .
En el cuadro que se observa arriba, aparece una rejilla con los datos de los destinatarios. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generara una carta. La segunda columna contiene casillas de verificación que indican los destinatarios que se combinaran, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento solo tenemos que desmarcar la casilla.
Combinar en Correo Electrónico
Permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico Con la creciente y casi inevitable utilización del correo electrónico es evidente que esta utilidad ahorra mucho trabajo. Al hacer clic en el aparece el cuadro de dialogo. En este, ademas de indicar que grupo de registros queremos enviar debemos completar los parámetros del mensaje a enviar .
